Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Saad Badr
Am Sattelgut 58
44879 Bochum
E-Mail: hello@pxl.systems

2. Zweck der Verarbeitung

immoOS ist eine cloudbasierte Software für Immobilienverwaltungen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Bereitstellung des Dienstes, zur Authentifizierung, zur Kommunikation (z. B. Tickets, E-Mail), zur Dokumentenverwaltung und — sofern aktiviert — zur KI-gestützten Dokumentenanalyse. Für den Plattformbetrieb (Missbrauchsschutz, Support) werden Registrierungs- und Nutzungsstände aus Account- und Mandantendaten ausgewertet — ohne werbliches Tracking oder Profilbildung über das für den Betrieb Erforderliche hinaus.

3. Kategorien betroffener Personen

• Nutzer der Verwaltungssoftware (Mitarbeiter der Hausverwaltung)
• Mieter, Eigentümer und sonstige Kontaktpersonen der Mandanten
• Besucher der Websites immoos.app und app.immoos.app

4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung (Nutzung der Plattform)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse (Betrieb, Sicherheit, Support)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung, sofern erforderlich (z. B. Marketing)

5. Hosting & Auftragsverarbeiter

Die Anwendung wird auf Servern in der EU betrieben (PXL-Infrastruktur, u. a. Coolify auf einem App-VPS). Datenbank, Authentifizierung und Datei-Speicher laufen über unsere Supabase-kompatible Instanz unter db.immoos.app (PostgreSQL, GoTrue, Storage auf einem DB-VPS, EU).

• Plunk (Versand über Amazon SES, Region EU-Nord) — transaktionale App-E-Mails, Auth-E-Mails (Bestätigung, Passwort-Reset unter auth@immoos.app) sowie eingehende E-Mails an support-Adressen (@immoos.app) für Ticket-Eingang; Auftragsverarbeitung mit Standardvertragsklauseln, soweit erforderlich
• Stripe — Zahlungsabwicklung, sofern genutzt
• Mistral AI — KI-Funktionen, nur bei expliziter Nutzung durch den Mandanten

Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur, wenn ein Auftragsverarbeiter dies erfordert und geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln, TIA) vorliegen.

5a. KI-Assistent und Diktierfunktion

Beim Assistenten und bei den KI-Funktionen (Dokumentenauslese, Schadensfoto, Vertragsprüfung) werden Ihre Eingaben und die dafür nötigen Auszüge aus Ihren Daten, zum Beispiel Textstellen aus Dokumenten oder Mieternamen in einer Antwort, an Mistral AI (Frankreich) übermittelt, nur wenn Sie die Funktion auslösen. Der Assistent führt Aktionen nicht selbst aus, sondern schlägt sie vor, Sie bestätigen. Zur Kostenkontrolle speichern wir je KI-Aktion nur Zahlen (Tokens, Seiten, Dauer), keine Inhalte.

Das Diktieren nutzt die Spracherkennung Ihres Browsers. Dabei wird Ihre Sprachaufnahme vom Hersteller des Browsers verarbeitet (bei Chrome und Edge über Server von Google bzw. Microsoft), nicht von uns. Das Mikrofon wird erst nach Ihrem Klick und Ihrer Freigabe im Browser verwendet. Sie können stattdessen tippen.

6. Server-Logfiles & Sicherheit

Beim Aufruf der Websites und APIs können technisch notwendige Protokolldaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, Request-Pfad, User-Agent) kurzzeitig verarbeitet werden, um Stabilität, Fehleranalyse und Missbrauchsschutz zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Speicherdauer

Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. GoBD, bis zu 10 Jahre bei Buchungsbelegen) entgegenstehen.

8. Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, zum Beispiel der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Kontakt: hello@pxl.systems

9. Cookies, lokale Speicherung & Reichweitenmessung

Für die Anmeldung setzen wir technisch notwendige Session-Cookies (Supabase/GoTrue Auth) und speichern Einstellungen wie Hell- oder Dunkelmodus. Diese sind für den Betrieb erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Marketing- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein, Google Fonts, Analysedienste von Dritten oder soziale Plugins binden wir nicht ein.

Reichweitenmessung mit Umami (nur auf den öffentlichen Seiten, nur mit Ihrer Einwilligung). Auf immoos.app, nicht in der angemeldeten App und nicht im Mieterportal, messen wir nach Ihrer Zustimmung mit der Software Umami, die wir auf unserer eigenen Infrastruktur betreiben (stats.pxl.systems). Es werden keine Cookies gesetzt und keine Daten an Dritte weitergegeben. Erfasst werden die aufgerufene Seite, die Herkunftsseite, Browser, Betriebssystem, Bildschirmgröße, Sprache und das ungefähre Land. Die IP-Adresse wird nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), weil das Messskript Informationen Ihres Endgeräts ausliest. Ohne Zustimmung wird das Skript nicht geladen. Wir beachten außerdem die „Do Not Track“-Einstellung Ihres Browsers.

Ihre Entscheidung wird nur lokal in Ihrem Browser gespeichert. Sie können sie jederzeit ändern oder widerrufen: Datenschutz-Einstellungen öffnen. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Messung nicht.

9a. Zahlungen, E-Mail-Versand und Mieterportal

Zahlungen für kostenpflichtige Tarife und Credit-Pakete wickelt Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland) ab, Zahlungsdaten gelangen nicht zu uns. Transaktions-E-Mails (zum Beispiel Bestätigungen, Abrechnungen und Zahlungserinnerungen, die eine Verwaltung an Mieter sendet) versenden wir über Plunk. Ein Datentransfer in die USA erfolgt, soweit erforderlich, auf Basis von Standardvertragsklauseln beziehungsweise des EU-US Data Privacy Framework.

Mieter erhalten von ihrer Verwaltung einen persönlichen Link zum Mieterportal. Die Verwaltung bleibt für die dort angezeigten Daten verantwortlich, wir betreiben das Portal in ihrem Auftrag. Den Link-Token bitte nicht weitergeben. In den Portal-Adressen steht ein geheimer Token, deshalb messen wir dort nichts.

10. Mandanten als Verantwortliche

Hausverwaltungen (Mandanten) sind für die von ihnen eingegebenen Mieter- und Eigentümerdaten in der Regel selbst Verantwortliche. immoOS stellt die Plattform als Auftragsverarbeiter bereit (AVV nach Art. 28 DSGVO).